Privacy & cookies. Privacyverklaring van Club Velvet

Wie zijn wij?

Club Velvet organiseert feesten en club nights in Oudenaarde en is de thuisbasis van het Velvet Collective. Voor de gegevens die via deze website binnenkomen, is de verantwoordelijke:

• Club Velvet, [officiële organisator / rechtsvorm]
• Adres: [straat nr], 9700 Oudenaarde
• Ondernemings- of btw-nummer: [btw-nummer]
• E-mail: [[email protected]] · Instagram: @clubvelvet_9700

Welke gegevens en waarom

Contactformulier, mail en DM

Stuur je ons een bericht (via het formulier, per mail of via Instagram), dan gebruiken we je naam, e-mailadres, je telefoonnummer als je dat invult, en je bericht. Vraag je een artist aan, dan ook de datum en locatie van je event. We gebruiken dat enkel om je te antwoorden en, bij een boeking, om die te regelen. Grondslag: de stappen vóór een overeenkomst (boeking) en ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren.

Websitebezoek

Zoals elke website registreert onze server technische gegevens (IP-adres, browser, tijdstip, opgevraagde pagina) om de site veilig en bereikbaar te houden. Daar maken we geen profielen mee. Lettertypes en video’s staan op onze eigen server: je browser maakt daarvoor geen verbinding met Google Fonts of YouTube.

Statistieken (enkel met toestemming)

Met Google Analytics zien we welke pagina’s bezocht worden, zodat we de site kunnen verbeteren. Dat script laadt pas nadat je in de cookiebanner op "Accepteren" klikt; zonder die keuze vertrekt er niets naar Google. Grondslag: je toestemming, die je altijd weer kunt intrekken.

Tickets

We verkopen zelf geen tickets. Koop je een ticket, dan gebeurt dat volledig bij Eventsquare: zij verwerken je naam, mail en betaling als zelfstandig verantwoordelijke, volgens hun eigen privacybeleid (te vinden op hun website en in de ticketshop). Als organisator krijgen we van Eventsquare enkel wat nodig is voor de toegang en de veiligheid van het event, zoals de deelnemerslijst.

Sociale media

Op deze site staan gewone links naar Instagram, TikTok en YouTube; er zijn geen ingesloten feeds, like-knoppen of advertentiepixels. Klik je door, dan geldt het privacybeleid van dat platform.

Foto’s en video’s op onze events

Op onze feesten lopen fotografen en videografen rond. Hun beelden van de sfeer, de dansvloer en de artists publiceren we op deze site (in het album van het event), op onze sociale media en in aftermovies. Dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om te tonen hoe een Velvet-editie was. Voor promotie waarin je herkenbaar en centraal in beeld komt (bijvoorbeeld een affiche of advertentie), vragen we eerst je toestemming.

• Liever niet op de foto? Zeg het tegen de fotograaf op het moment zelf; die respecteert dat.
• Foto of video offline halen? Stuur ons de link of een screenshot via [[email protected]] of een DM op @clubvelvet_9700. Je hoeft geen reden te geven. We verwijderen het beeld zo snel mogelijk van deze site en van onze eigen kanalen, en knippen je waar mogelijk uit toekomstige montages.
• Jonger dan 18? Dan kan ook je ouder of voogd vragen om een beeld te verwijderen. Zulke vragen behandelen we altijd met voorrang.

Beelden die anderen al gedeeld of gedownload hebben, kunnen we helaas niet overal terughalen; vraag het dan ook aan wie het gepost heeft of meld het bij het platform.

Hoe lang we gegevens bewaren

Met wie we gegevens delen

We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We werken wel met een paar partijen die ze in onze opdracht verwerken (verwerkers), met de nodige afspraken:

• Zichtbaar Studio (België): bouwt en beheert deze website en ontvangt de berichten van het contactformulier.
• Render: hosting van de website (servers in de EU of met passende waarborgen).
• Google: enkel als je analytics toestaat. Google kan gegevens in de Verenigde Staten verwerken, onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Eventsquare, Instagram, TikTok en YouTube zijn geen verwerkers van ons, maar zelfstandige diensten met een eigen privacybeleid.

Je rechten

Volgens de AVG (GDPR) heb je het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• foute gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen (ook foto’s van jou, zie hierboven);
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens over te dragen naar een andere partij;
• je toestemming (bv. voor analytics) altijd in te trekken.

Mail naar [[email protected]] of stuur een DM naar @clubvelvet_9700. We antwoorden binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Cookies

Cookies zijn kleine bestanden die een website in je browser bewaart. Deze site gebruikt er zo weinig mogelijk: geen advertentie- of trackingcookies van sociale media. Naast je cookiekeuze zelf, plaatst enkel Google Analytics cookies, en alleen als je dat goedkeurt.

Op dit moment staat Google Analytics niet aan op deze site. Er worden dus geen statistiekcookies geplaatst en je krijgt ook geen cookiebanner te zien. Schakelen we het later in, dan vragen we eerst je toestemming.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als de site of onze werking verandert (bijvoorbeeld als we zelf tickets of een nieuwsbrief zouden aanbieden). De datum bovenaan toont de laatste versie: 21 oktober 2026. Vragen? Neem contact op.